Dit document bevat de algemene gebruiks- en verkoopvoorwaarden voor het gebruik van VacatureFlow (het upload- en bestelformulier voor vacatures op het subdomein vacatureflow.jobconcepts.be) en de daarmee samenhangende diensten. Deze voorwaarden zijn opgesteld voor B2B-gebruik (werkgevers/organisaties). Consumenten (B2C) kunnen deze dienst niet gebruiken.
1. Definities
Dienst: VacatureFlow, het online portaal om vacatures te creëren, te uploaden, kortingen te berekenen, bestellingen te plaatsen en publicaties te (laten) activeren op de Jobconcepts-platformen.
Aanbieder: Jobconcepts – een merk van Conceptfabriek Commv, met zetel: Vaderlandstraat 90 – 9000 Gent, BTW: BE 0635 884 686, e-mail: info@jobconcepts.be
Klant: iedere rechtspersoon of natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van haar beroepsactiviteit, die een account aanmaakt en/of een bestelling plaatst via de Dienst.
Overeenkomst: de contractuele relatie tussen Aanbieder en Klant die ontstaat bij (online) bestelling en bevestiging.
Platforms: alle (niche) jobsites en kanalen beheerd door of gelieerd aan Aanbieder waarop vacatures kunnen verschijnen.
Pakketten: betaalde diensten (publicaties, credits, opties, distributie) zoals weergegeven in de Dienst op het moment van bestellen.
Werkdag: elke dag, behalve zaterdag, zondag en officiële feestdagen in België.
2. Identificatie van de Aanbieder
De Dienst wordt geëxploiteerd door Jobconcepts (een merk van Conceptfabriek Commv) (hierna: “Aanbieder”).
Zetel: Vaderlandstraat 90 – 9000 Gent
KBO/BTW: BE 0635 884 686
E-mail: info@jobconcepts.be
3. Toepassingsgebied en hiërarchie
3.1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op elk bezoek aan en elk gebruik van de Dienst, alsook op alle offertes, bestellingen, facturen en leveringen van Pakketten en aanverwante diensten.
3.2. Naast deze voorwaarden kunnen specifieke productvoorwaarden, SLA’s en een verwerkersovereenkomst (DPA) gelden. In geval van tegenstrijdigheid primeert: (i) schriftelijke raamovereenkomst, (ii) specifieke productvoorwaarden, (iii) deze voorwaarden, (iv) FAQ/richtlijnen.
3.3. Algemene (aankoop)voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk uitgesloten.
3.4. De Nederlandstalige versie is juridisch bindend; vertalingen zijn louter informatief.
4. Toegang, account en verificatie
4.1. De Dienst is uitsluitend bestemd voor B2B-gebruikers van 18 jaar of ouder die rechtsgeldig een onderneming vertegenwoordigen.
4.2. De Klant waarborgt dat alle opgegeven gegevens (ondernemingsnummer, facturatiegegevens, btw, contactpersonen, e-mails, domeinen) correct en actueel zijn. Aanbieder kan KBO/VIES en andere openbare bronnen raadplegen, extra bewijs vragen en de toegang weigeren of beperken bij twijfel aan identiteit of kredietwaardigheid.
4.3. De Klant is verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid van logins en voor alle handelingen onder zijn account. Misbruik, vermoeden van fraude of datalekken moeten onmiddellijk gemeld worden.
4.4. Aanbieder mag accounts blokkeren, bestellingen pauzeren of aanvullende waarborgen (bv. voorafbetaling) eisen bij verhoogd risico (fraude, wanbetaling, misbruik, disproportioneel volume, schending wetgeving of richtlijnen).
5. Bestelproces en contractsluiting
5.1. Het bestelproces omvat doorgaans: (i) aanmaak/keuze van vacature(s), (ii) selectie van Pakket(ten)/opties, (iii) prijs- en kortingsoverzicht, (iv) bevestiging van facturatie- en leveringsgegevens, (v) keuze betaalmethode, (vi) aanvaarding van deze voorwaarden, (vii) bevestiging/verzending.
5.2. Een bindende Overeenkomst ontstaat zodra de Klant de bestelling plaatst (via “Bestellen”, “Betalen” of gelijkaardige knop) of schriftelijk akkoord geeft. Een automatische e-mailbevestiging heeft louter informatieve waarde. Aanbieder kan bestelling(en) weigeren of herroepen bij manifeste fout, vermoedelijke fraude of kennelijke vergissing (o.a. prijs-/kortingsfout).
6. Prijzen, facturatie en betaling
6.1. Alle prijzen zijn in euro en exclusief btw en andere heffingen, tenzij expliciet anders aangegeven.
6.2. Facturatie gebeurt elektronisch. De standaard vervaltermijn is 14 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen of bij online/kaartbetaling (dan: onmiddellijk).
6.3. Kortingen zijn voorwaardelijk (o.a. tijdige betaling, volumeverplichtingen). Bij niet-naleving vervalt de korting en is de basisprijs verschuldigd.
6.4. Betalingen gebeuren zonder verrekening of opschorting. Eventuele betwistingen moeten binnen 7 kalenderdagen na factuurdatum per e-mail gemotiveerd worden; onbetwiste delen moeten tijdig betaald worden.
7. Laattijdige betaling, interesten en invordering
7.1.
Bij niet-betaling op de vervaldag van een factuur wordt ze van rechtswege en zonder dat er een ingebrekestelling vereist is, verhoogd met een forfaitair schadebeding van 10 % met een minimum van EUR 75 en met een nalatigheidsinterest van 10 % per jaar, aangevuld met alle redelijke bijkomende invorderingskosten (o.a. erelonen incassobureau/advocaat, dagvaardings- en uitvoeringskosten).
7.2. Aanbieder mag (i) toegang tot de Dienst opschorten, (ii) lopende publicaties (tijdelijk) depubliceren, (iii) geen nieuwe publicaties activeren, en (iv) het dossier na de eerste herinnering overdragen aan een incassobedrijf.
7.3. Bij aanhoudende wanbetaling worden alle nog niet vervallen facturen onmiddellijk opeisbaar en vervallen toegekende kortingen.
7.4. Bij chargebacks of mislukte domiciliëringen mogen redelijke administratieve kosten worden aangerekend en kan de publicatie worden stopgezet.
8. Levering en uitvoering
8.1. Publicatie gebeurt in de regel binnen korte termijn na (i) ontvangst van de bestelling, (ii) succesvolle moderatie en (iii) ontvangst van betaling (indien voorafbetaling). Tijden zijn indicatief.
8.2. Aanbieder mag redactionele aanpassingen doen (opmaak, tags, duplicaten verwijderen, taalfouten) zonder inhoudelijke verplichting.
8.3. Distributie naar partners/kanalen gebeurt volgens best effort; partnerwijzigingen kunnen op elk moment gebeuren. Er is geen resultaatsverbintenis m.b.t. aantal views, clicks, sollicitaties of aanwervingen.
9. Aanvaardbaar gebruik en moderatie
9.1. Het is verboden: (i) illegale, misleidende of discriminerende inhoud te plaatsen; (ii) vacatures voor niet-bestaande functies of louter leadgeneratie; (iii) herhaalde duplicaten/spam; (iv) materiaal dat intellectuele eigendomsrechten van derden schendt; (v) scraping, reverse engineering of ongeautoriseerde automatisering van de Dienst; (vi) omzeilen van betaalde limieten of credits.
9.2. De Klant vrijwaart Aanbieder voor aanspraken van derden m.b.t. de inhoud van vacatures, logo’s, beelden of links die hij aanlevert.
9.3. Aanbieder kan publicaties weigeren, aanpassen of verwijderen indien deze strijdig zijn met wet, richtlijnen of redactioneel beleid; bij betalende publicaties wordt de Klant gemotiveerd geïnformeerd.
10. Non-discriminatie en jobkwaliteit
10.1. Vacatures moeten non-discriminatoir zijn en voldoen aan toepasselijke wetgeving. Voorbeelden van verboden criteria (niet-limitatief): geslacht, genderidentiteit, huidskleur, etnische of nationale afkomst, leeftijd, handicap/gezondheid, religie/levensovertuiging, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, taal, sociale afkomst.
10.2. Aanbieder kan richtlijnen opleggen voor titels, teksten, salarisindicaties en verplichte velden (bv. standplaats, contracttype) om kwaliteit te verhogen.
10.3. Bij duidelijke inbreuken kan Aanbieder de publicatie blokkeren en – indien vereist – bevoegde instanties informeren.
11. Intellectuele eigendom en licentie
11.1. Alle rechten op de Dienst, software, databanken, lay-out en handelsnamen blijven bij Aanbieder of haar licentiegevers.
11.2. De Klant verleent Aanbieder een niet-exclusieve, wereldwijde, kosteloze licentie om de door de Klant aangeleverde inhoud (teksten, logo’s, beelden) te hosten, te reproduceren, te bewerken voor publicatiedoeleinden en te verspreiden via de Platforms en promokanalen (website, e-mail, sociale media, advertenties), gedurende de looptijd van de Overeenkomst en een redelijke periode daarna voor archief/rapportering.
11.3. De Klant garandeert dat hij over alle noodzakelijke rechten en toestemmingen beschikt en vrijwaart Aanbieder tegen aanspraken van derden.
12. Gegevensbescherming en rollen
12.1. Beide partijen verbinden zich tot naleving van de AVG/GDPR.
12.2. Rolverdeling: (i) Voor platform- en beveiligingsgegevens (accounts, logging, facturatie) is Aanbieder verwerkingsverantwoordelijke. (ii) Voor kandidatengegevens die via VacatureFlow/Platforms bij Aanbieder binnenkomen met het doel ze aan de Klant te bezorgen, treedt Aanbieder in de regel op als verwerker van de Klant.
12.3. Waar vereist, wordt een Verwerkersovereenkomst (DPA) afgesloten. Zonder DPA kan Aanbieder de doorgifte van kandidatengegevens beperken.
12.4. De Klant zal persoonsgegevens rechtmatig verzamelen/verwerken, gepast beveiligen, bewaartermijnen respecteren en verzoeken van betrokkenen afhandelen.
12.5. Aanbieder treft passende technische en organisatorische maatregelen (TOM’s) naar industriestandaard; absolute beveiliging kan evenwel niet worden gegarandeerd.
12.6. Datalekken of beveiligingsincidenten worden onverwijld gemeld aan het contactpunt van de andere partij, met relevante info voor beoordeling en eventuele melding aan de toezichthouder/betrokkenen.
13. API, feeds en automatisering
13.1. API/feeds kunnen aanvullende voorwaarden en throttling/quotas hebben. Toegang kan worden geweigerd of ingetrokken bij misbruik of beveiligingsrisico’s.
13.2. Sleutels zijn persoons-/organisatiespecifiek en niet-overdraagbaar.
13.3. Caching, scraping en bulkextractie van databanken is verboden zonder schriftelijke toestemming.
14. Annulatie, opschorting en beëindiging
14.1. B2B – geen herroepingsrecht: bestellingen zijn definitief.
14.2. Annulatie vóór go-live kan mits redelijke administratieve kost; na publicatie of distributie is geen terugbetaling mogelijk.
14.3. Bij schending van deze voorwaarden, misbruik of laattijdige betaling kan Aanbieder prestaties opschorten of de Overeenkomst (geheel/deels) ontbinden, zonder schadevergoeding en onverminderd haar recht op betaling en invordering.
14.4. In geval van beëindiging blijven bepalingen over betalingen, IP, vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid en toepasselijk recht doorlopen.
15. Garanties en vrijwaringen
15.1. De Dienst wordt geleverd op “as is / best effort”-basis. Aanbieder geeft geen garanties omtrent specifieke ranking, bereik, aantal sollicitaties of aanwervingen.
15.2. De Klant vrijwaart Aanbieder voor elke vordering van derden m.b.t. de inhoud, onrechtmatige publicatie, vermeende discriminatie, oneerlijke marktpraktijken, IP-inbreuken of verwerking van persoonsgegevens waarvoor de Klant verantwoordelijk is.
16. Aansprakelijkheid
16.1. Aansprakelijkheid van Aanbieder voor indirecte schade (gevolgschade, gederfde winst, reputatieschade, dataverlies) is uitgesloten.
16.2. De totale aansprakelijkheid van Aanbieder uit of in verband met de Overeenkomst is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de laatste 12 maanden vóór het schadegeval heeft betaald voor de relevante Pakketten (met een absoluut maximum van €25.000), tenzij bij opzet of bedrog.
16.3. Aanbieder is niet aansprakelijk voor storingen/downtime bij hostingproviders, telecom, derdenplatformen of overmacht.
17. Overmacht
17.1. Geen van beide partijen is aansprakelijk voor vertraging of niet-nakoming door overmacht (o.a. stroom-/netwerkstoringen, DDoS, pandemie, staking, brand, bevel overheid, storing bij partners).
17.2. Bij overmacht langer dan 30 dagen kunnen partijen de Overeenkomst beëindigen zonder schadevergoeding; reeds geleverde prestaties blijven verschuldigd.
18. Wijzigingen aan Dienst en voorwaarden
18.1. Aanbieder kan de Dienst, Pakketten en prijzen aanpassen (o.a. partners, kanalen, features). Reeds bevestigde bestellingen blijven tegen de afgesproken prijs.
18.2. Aanbieder kan deze voorwaarden wijzigen. De gewijzigde voorwaarden zijn van toepassing bij eerstvolgende bestelling of, bij doorlopende contracten, na kennisgeving en met inachtneming van een redelijke termijn.
19. Bewijs en elektronische communicatie
19.1. Elektronische logs, e-mails, klik- en tijdstempels en back-ups gelden als bewijsmiddelen tussen partijen.
19.2. E-handtekeningen en elektronische akkoordmechanismen zijn rechtsgeldig conform toepasselijke EU- en Belgische regelgeving.
20. Vertrouwelijkheid
20.1. Partijen behandelen bedrijfsgevoelige informatie vertrouwelijk en gebruiken deze enkel voor contractuele doeleinden.
20.2. Uitzonderingen: informatie die publiek is/wordt, reeds rechtmatig bekend was, of op grond van wet/gezag moet worden verstrekt.
21. Overdracht
21.1. De Klant mag rechten/plichten niet overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
21.2. Aanbieder mag de Overeenkomst overdragen in het kader van reorganisatie, fusie of verkoop, mits continuïteit van de dienst.
22. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
22.1. Belgisch recht is van toepassing, met uitsluiting van verwijzingsregels.
22.2. Uitsluitend de rechtbanken van Gent zijn bevoegd, onverminderd het recht van Aanbieder om te dagvaarden voor de rechtbank van de maatschappelijke zetel of de woonplaats van de Klant.
23. Slotbepalingen
23.1. Nietigheid van één bepaling tast de geldigheid van de overige niet aan; betreffende bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die de bedoeling het dichtst benadert.
23.2. Het nalaten om een recht af te dwingen impliceert geen afstand van recht.
23.3. Deze voorwaarden vervangen alle eerdere versies voor VacatureFlow en gaan voor op eventuele algemene websitevoorwaarden voor zover het de Dienst betreft.
Bijlage A – Richtlijnen voor vacature-inhoud (samenvatting, niet-limitatief)
- Verplicht: functietitel, standplaats, contracttype, beknopte rolomschrijving, vereisten, referentie of interne ID, naam van de werkgever of duidelijke disclosure bij vertrouwelijke publicaties, geldige contact-/sollicitatieroute.
- Verboden: taal die direct/indirect discrimineert; misleidende claims; verborgen kosten; affiliate-/leadgen zonder realistische vacature; links naar concurrerende jobdistributieplatformen (tenzij toegestaan).
- Beelden & logo’s: vrij van rechten of met geldige licentie; geen inbreuk op merkenrechten.
- Moderatie: Aanbieder kan weigeren, inkorten, hertitelen, tags aanpassen en verouderde/ingevulde vacatures verwijderen.
Bijlage B – Facturatie en invordering (praktische flow)
- Vervaldag factuur = 14 dagen na factuurdatum (tenzij anders).
- Dag 1 na vervaldag: wettelijke rente voor handelstransacties en €75 forfaitaire vergoeding verschuldigd; herinnering per e-mail.
- Dag 8 na vervaldag: opschorting van diensten en (tijdelijke) depublicatie.
- Dag 15 na vervaldag: overdracht aan incassopartner; bijkomende redelijke invorderingskosten worden doorgerekend.
- Na volledige betaling wordt toegang hersteld; herpublicatie gebeurt niet automatisch en kan bijkomende kost meebrengen.